Non è un segreto la dicotomia tra le esigenze del reparto commerciale e del reparto tecnico. Da un lato (quello commerciale) che tende a voler accontentare il cliente in tutto e per tutto, mentre dall’altro (lato tecnico) ci si scontra con problemi di fattibilità. Questo provoca un certo attrito tra le due fazioni che porta ciascuno ad adottare proprie regole e strumenti. Ma approfondiamo entrambe i punti di vista.

Il punto di vista del commerciale

Le richieste del cliente devono trasformarsi velocemente in preventivi economici, ma il fatto di fornire soluzioni personalizzate possono rallentare questo processo. La rapidità nelle risposte potrebbe essere determinante per il successo o il fallimento della trattativa. Se il prodotto è molto personalizzato o comunque ha un alto contenuto tecnico, è necessario uno scambio tra commerciale e tecnico con ulteriore dilazione dei tempi e possibilità di errore.

Il punto di vista del tecnico

Fornire prodotti funzionanti ed affidabili è lo scopo principale del reparto tecnico, ma tale attenzione richiede opportune valutazioni che portano ad avere un allungamento dei tempi. Spesso la conoscenza completa del prodotto è tutta nella testa di poche persone con molta esperienza, i quali risultano essere il collo di bottiglia del sistema, poiché il fornire risposte sulla fattibilità al reparto commerciale non è la loro unica e primaria occupazione. Inoltre, il trasferimento di informazioni tra tecnico e commerciale può risultare talvolta incompleto generando incomprensioni.

Il configuratore come ponte tra i reparti

Il configuratore, se correttamente implementato, consente di unire le due visioni e le due esigenze. Si tratta infatti di codificare un patrimonio aziendale automatizzando dei processi ad alto valore aggiunto che richiedono una elevata competenza. Un progetto di adozione di un configuratore vede l’azione di differenti figure:

• L’ufficio tecnico che definisce quali sono le possibilità e mette i paletti su quali sono i vincoli di fattibilità (esempio: se viene configurata una porta e ha una certa altezza, deve avere un certo numero minimo di cardini; se un macchinario deve tagliare una lastra di acciaio di spessore importante, è possibile selezionare solo lame di un certo tipo; se vendo il mio macchinario in un particolare mercato, avrò dei vincoli in termini di tensione, certificazioni e sicurezza; …)
• L’ufficio produzione consentirà di conoscere tempi e costi delle scelte e come le scelte effettuate si trasformano in componenti di distinta e cicli di produzione (l’inserimento di una particolare scelta impatta su fasi e tempi ciclo piuttosto che su componenti o attrezzature da utilizzare per la creazione dell’articolo)
• L’ufficio commerciale penserà alla marginalità da introdurre, ai vincoli contrattuali e alla presentazione dell’offerta al cliente (associazione dei valori di listino alle scelte, vincoli di scontistica possibile per categoria di venditore, documentazione commerciale da produrre per il cliente)

Il comune denominatore di tutto questo insieme di informazioni viene inserito in un unico strumento software. La vendita è guidata e permette di ottenere subito una valutazione economica congruente con quanto scelto, le selezioni sono mappate con dati che l’ufficio tecnico riconosce e sui quali ha posto i vincoli di fattibilità e il tutto può essere riversato nell’ERP sotto forma di offerta, articoli, prezzi, cicli e distinte base di quella particolare configurazione, consentendo così di poter procedere con la fase produttiva.