Ho sentito questa frase molte volte. La potenza del foglio di calcolo di Microsoft è innegabile: si possono inserire formule, recuperare dati da sorgenti esterne, creare grafici, ma è lo strumento giusto da adottare come configuratore in azienda?

Il top della flessibilità ma…

Con Excel si possono fare veramente tante cose, ma si tratta essenzialmente di un file, con tutti i problemi che ne conseguono. Anche aggiungendo add-in, non è un prodotto che è stato strutturato e implementato per svolgere specificatamente quel compito, nonostante la sua personalizzazione lo renda adattabile a molte situazioni.

Una delle problematiche principali in cui mi sono imbattuto quando mi è stato chiesto di sostituire delle soluzioni custom basate su Excel, è stata la proliferazione di versioni del “configuratore” sia dal punto di vista cronologico (non sempre la versione utilizzata da tutti gli utenti era l’ultima versione), sia come contenuto (il configuratore per il commerciale, il configuratore per il tecnico, ecc.). Essendo uno strumento da questo punto di vista destrutturato, ho rilevato la difficoltà nella gestione di tutti questi fogli: e’ necessario in questo caso che sia organizzato il mantenimento e la distribuzione delle versioni per evitare che qualcuno stia utilizzando uno strumento con dati o procedure obsolete

Su Excel è possibile scrivere quello che si vuole

Tra i vantaggi dell’utilizzo del foglio Excel vi sono la facilità d’uso, l’estrema libertà nell’utilizzo e la flessibilità. Se queste proprietà sono da considerarsi positive in valore assoluto, all’interno del contesto di configurazione potrebbero essere dannose. Infatti alcuni utenti preferiscono l’utilizzo del foglio Excel perché credono nella logica del “custom del custom”: l’adozione di uno strumento strutturato obbliga a ripensare anche alle varianti dei propri prodotti e a come proporli al mercato. Se una opzione non standard diventa sempre più richiesta, è giusto che questa venga identificata, codificata, gestita e faccia parte di una delle selezioni possibili e standard. Quindi non ci si può più nascondere dietro la frase per cui il cliente :”ogni volta mi chiede qualcosa di leggermente differente rispetto allo standard e devo essere libero di poterla inserire”. Bisogna capire che, se viene proposta una variante non codificata e non condivisa con il settore tecnico, si potrebbero avere conseguenze sulla fattibilità e sui costi del prodotto, con erosione del margine di vendita e un danno trasversale per tutta l’azienda. Quindi meglio avere delle regole chiare e condivise che non siano un limite, ma l’opportunità di avere una vendita guitata e un processo congruente.

Evoluzione del prodotto ed integrazione

Spesso quando si parla di soluzioni Excel per la configurazione, ci si trova davanti a soluzioni casalinghe implementate internamente secondo particolari criteri e necessità, che presto risultano essere limitanti e che hanno difficoltà ad evolvere con il business aziendale. E tutto questo non per qualche forma di mancanza da parte degli sviluppatori o ideatori, solamente Excel non è lo strumento più adatto a questo scopo quando ci si trova di fronte a tanti vincoli da implementare e tante proprietà da valutare.

Esistono soluzioni di configurazione anche commerciali che si basano su Excel, ma lo utilizzano solo come front-end. Con questa disamina non voglio mettere in croce Excel, che reputo essere veramente ricco di funzionalità e strumento indispensabile, ma credo che serva lo strumento più adatto alla situazione corretta. Le caratteristiche principali che un configuratore dovrebbe avere sono:

  • Essere un unico strumento che guida l’utente e dà risposte rapide
  • Essere un contenitore di scelte e regole condivise
  • Consentire di mappare i processi dall’offerta ai dati necessari per la produzione
  • Consentire la produzione di reportistica e documenti collegati alla configurazione
  • Essere integrato con ERP e/o CRM
  • Consentire la sicurezza dei dati e del know-how aziendal

Conclusioni

Non voglio mettere in croce Excel, che reputo un ottimo strumento indispensabile per la nostra vita lavorativa di tutti i giorni, ma non penso che sia lo strumento adatto alla configurazione se non per casi molto semplici. Meglio affidarsi a prodotti che sono stati pensati per lo scopo specifico. Probabilmente sono più costosi di Excel nel breve periodo, ma sul lungo termine vanno anche considerati i tempi e la difficoltà di mantenere una soluzione custom basata sul foglio di calcolo di Microsoft piuttosto che l’adozione di un software che è stato pensato appositamente per la finalità di configurazione.